۱۰ نشانه یک مدیر پیمان غیرحرفه‌ای قبل از عقد قرارداد

۶. تیم اجرایی و میزان حضور خود را مشخص نمی‌کند

ممکن است مذاکره را یک فرد باتجربه انجام دهد، اما پس از امضای قرارداد، اجرای پروژه به فردی کم‌تجربه واگذار شود.

پیش از قرارداد باید مشخص شود:

• مدیر اصلی پروژه چه کسی است؟
• سرپرست کارگاه چه کسی خواهد بود؟
• مدیر پیمان چند روز در هفته در پروژه حضور خواهد داشت؟
• چه کسی گزارش‌ها را تهیه می‌کند؟
• مسئول خرید چه کسی است؟
• مسئول کنترل کیفیت چه کسی است؟
• پیمانکاران جزء چگونه انتخاب می‌شوند؟
• مدیر پیمان به‌صورت هم‌زمان چند پروژه را مدیریت می‌کند؟
• در غیاب مدیر اصلی، جانشین او چه کسی خواهد بود؟

نشانه‌های هشدار

• نام افراد کلیدی در پیشنهاد درج نشده است.
• رزومه فقط متعلق به شرکت است و اطلاعاتی درباره تیم پروژه ارائه نمی‌شود.
• مدیر مذاکره‌کننده مسئول اجرای پروژه نیست.
• تعهدی درباره حداقل میزان حضور در پروژه وجود ندارد.
• پروژه صرفاً به یک سرکارگر ناشناس سپرده می‌شود.
• مدیر پیمان تعداد پروژه‌های هم‌زمان خود را اعلام نمی‌کند.
• جایگزینی افراد کلیدی بدون تأیید کارفرما امکان‌پذیر است.

توانایی مدیر پروژه فقط به دانش فنی محدود نمی‌شود و مهارت‌های رهبری، برنامه‌ریزی، ارتباطات و مدیریت تیم نیز در عملکرد او نقش مهمی دارند.

چه بندی در قرارداد درج شود؟

افراد کلیدی، سمت آن‌ها، حداقل میزان حضور و شرایط جایگزینی آن‌ها باید در پیوست قرارداد درج شوند. همچنین بهتر است جایگزینی مدیر پروژه یا سرپرست اصلی تنها با اطلاع و تأیید کارفرما انجام شود.

۷. روش مشخصی برای کنترل کیفیت، ایمنی و رفع نقص ندارد

مدیر پیمان حرفه‌ای فقط درباره سرعت و قیمت صحبت نمی‌کند. او باید بتواند توضیح دهد که کیفیت اجرا چگونه کنترل می‌شود.

پرسش‌های مهم عبارت‌اند از:

• عملیات بر اساس چه نقشه‌ای اجرا می‌شوند؟
• پیش از پوشاندن کارهای پنهان، چه کسی آن‌ها را کنترل می‌کند؟
• تست تأسیسات چگونه ثبت می‌شود؟
• مصالح ورودی چگونه تأیید می‌شوند؟
• نقص‌ها در چه فرمی ثبت می‌شوند؟
• چه کسی رفع نقص را تأیید می‌کند؟
• هزینه کار معیوب چگونه از صورت‌حساب کسر می‌شود؟
• مسئول حفاظت از مصالح و کار اجراشده چه کسی است؟
• برنامه ایمنی کارگاه چیست؟

مدیر ساخت در یک پروژه حرفه‌ای باید در کنار مدیریت بودجه و زمان‌بندی، مدیریت کیفیت را نیز پوشش دهد.

پاسخ‌های هشداردهنده

• «استادکارهای ما نیازی به کنترل ندارند.»
• «همه‌چیز در پایان بررسی می‌شود.»
• «تست لازم نیست؛ تجربه کافی داریم.»
• «اگر مشکلی بود، بعداً درست می‌کنیم.»
• «ایمنی کارگران به خودشان مربوط است.»
• «ثبت مکتوب نقص باعث دردسر می‌شود.»

در کارهای ساختمانی، بسیاری از اجزا بعداً پوشانده می‌شوند. لوله‌کشی، عایق‌کاری، سیم‌کشی و زیرسازی باید پیش از پوشانده شدن، کنترل و مستند شوند.

بیمه نیروها را نیز بررسی کنید

مدیر پیمان باید تکلیف استخدام، بیمه و مسئولیت کارکنان و پیمانکاران جزء را به‌صورت شفاف مشخص کند. ماده ۳۸ قانون تأمین اجتماعی مقرر می‌کند که در کارهای واگذارشده به مقاطعه‌کار، قرارداد باید او را به بیمه کردن کارکنان خود و کارکنان پیمانکاران فرعی متعهد کند. نحوه اجرای این تکلیف باید متناسب با ساختار قرارداد بررسی شود.

بی‌تفاوتی نسبت به بیمه، ایمنی یا مسئولیت نیروها، یک نشانه جدی هشدار است.

۸. درباره مشکلات و ریسک‌ها صحبت نمی‌کند

مدیر پیمان حرفه‌ای فقط فرصت‌ها را نمی‌بیند؛ بلکه ریسک‌های پروژه را نیز شناسایی می‌کند.

ریسک‌های متداول می‌توانند شامل این موارد باشند:

• کامل نبودن نقشه‌ها
• تغییرات کارفرما
• افزایش قیمت مصالح
• تأخیر در تأمین تجهیزات
• محدودیت دسترسی
• کمبود نیروی متخصص
• تعارض نقشه‌های معماری و تأسیسات
• وضعیت نامعلوم سازه موجود
• تأخیر در دریافت مجوزها
• کمبود نقدینگی
• شرایط همسایگان و محدودیت ساعت کار

مدیر غیرحرفه‌ای معمولاً این موارد را نادیده می‌گیرد و وعده می‌دهد: «هر مشکلی پیش بیاید، حل می‌کنیم.»

در مدیریت پروژه، شناسایی ریسک، برنامه‌ریزی پاسخ و گزارش مسائل، از فرایندهای پایه کنترل پروژه هستند.

مدیر حرفه‌ای چه پاسخی می‌دهد؟

او برای ریسک‌های مهم مشخص می‌کند:

• احتمال وقوع چقدر است؟
• تأثیر آن بر هزینه یا زمان چیست؟
• چه اقدام پیشگیرانه‌ای لازم است؟
• مسئول پیگیری چه کسی است؟
• چه مبلغی به‌عنوان ذخیره در نظر گرفته شود؟
• چه تصمیمی از سوی کارفرما موردنیاز است؟

پنهان کردن ریسک‌ها باعث حذف آن‌ها نمی‌شود؛ بلکه فرصت واکنش زودهنگام را از کارفرما می‌گیرد.

۹. پیش‌پرداخت سنگین و بدون تضمین درخواست می‌کند

دریافت پیش‌پرداخت در قراردادهای ساختمانی همیشه غیرعادی نیست. ممکن است برای تجهیز کارگاه، خریدهای اولیه یا شروع عملیات، مبلغی موردنیاز باشد.

نشانه هشدار زمانی است که مدیر پیمان:

• درصد زیادی از بودجه را پیش از شروع پروژه مطالبه می‌کند
• نحوه مصرف مبلغ را توضیح نمی‌دهد
• برنامه هزینه‌کرد ارائه نمی‌کند
• حاضر به ارائه تضمین نیست
• پرداخت را به حساب شخصی نامرتبط درخواست می‌کند
• قرارداد یا رسید رسمی ارائه نمی‌دهد
• پرداخت مرحله‌ای را نمی‌پذیرد
• بازگشت مانده وجه را تضمین نمی‌کند

پیش‌پرداخت منطقی چه ویژگی‌هایی دارد؟

• مبلغ و هدف آن مشخص است.
• حساب دریافت‌کننده با طرف قرارداد مطابقت دارد.
• نحوه مصرف مبلغ مشخص شده است.
• پرداخت با تضمین متناسب همراه است.
• نحوه مستهلک شدن مبلغ در پرداخت‌های بعدی در قرارداد نوشته شده است.
• گزارش هزینه‌ها و مانده وجه ارائه می‌شود.
• پرداخت بعدی به ارائه اسناد هزینه و پیشرفت پروژه وابسته است.

هیچ مبلغ قابل‌توجهی نباید صرفاً بر اساس توافق شفاهی پرداخت شود.

۱۰. با قرارداد شفاف، ضمانت اجرا و حق کنترل کارفرما مخالف است

مهم‌ترین نشانه هشدار این است که مدیر پیمان می‌خواهد قرارداد کوتاه، کلی و بدون کنترل‌های مؤثر تنظیم و امضا شود.

ممکن است بگوید:

• «قرارداد مفصل نشانه بی‌اعتمادی است.»
• «بین ما نیازی به گزارش رسمی نیست.»
• «جریمه تأخیر را نمی‌پذیرم.»
• «حق فسخ برای کارفرما لازم نیست.»
• «فاکتورها محرمانه هستند.»
• «برنامه زمان‌بندی قابل تعهد نیست.»
• «مسئولیت اکیپ‌های جزء با من نیست.»
• «هر اختلافی پیش آمد، بعداً توافق می‌کنیم.»

قراردادهای حرفه‌ای و متوازن، با تعریف روشن مسئولیت‌ها و حقوق طرفین، می‌توانند احتمال بروز تعارض و اختلاف را کاهش دهند.

قرارداد مدیریت پیمان باید چه مواردی داشته باشد؟

• مشخصات دقیق طرفین
• موضوع و محدوده خدمات
• نقشه‌ها و اسناد مبنا
• مدت و برنامه زمان‌بندی
• بودجه اولیه
• مبنای حق‌الزحمه
• هزینه‌های مشمول و غیرمشمول
• روش خرید و اخذ استعلام
• سقف اختیار مدیر پیمان
• روش گزارش‌دهی
• نحوه تأیید هزینه‌ها
• مسئولیت نیروها و پیمانکاران جزء
• کنترل کیفیت و ایمنی
• تضمین‌ها
• جریمه تأخیر
• نحوه مدیریت تغییرات
• حق دسترسی کارفرما به اسناد
• شرایط تعلیق و فسخ
• روش تحویل
• نحوه حل اختلاف

مدیری که به توانایی و فرایند کاری خود اطمینان دارد، معمولاً از شفاف کردن معیارهای ارزیابی عملکرد استقبال می‌کند.