مرحلهٔ اول؛ قرارداد مجری قبلی را بررسی کنید
پیش از هر اقدامی، قرارداد اصلی و تمام الحاقیهها را مطالعه کنید. بسیاری از اختلافها به این دلیل ایجاد میشوند که مالک یا مجری بدون توجه به شرایط پایان همکاری اقدام میکنند.
در قرارداد به موارد زیر توجه کنید:
- مدت اعتبار قرارداد
- شرایط تمدید
- امکان فسخ از سوی مالک یا مجری
- موارد تخلف هر یک از طرفین
- مهلت رفع تخلف پس از اخطار
- نحوهٔ تسویهٔ حقالزحمه
- وضعیت ضمانتها
- مرجع داوری یا حل اختلاف
- شرایط تحویل کارگاه
- تکلیف مصالح، تجهیزات و اسناد پروژه
اگر قرارداد مبهم است یا اختلاف جدی وجود دارد، بهتر است پیش از اعلام فسخ، متن آن از نظر حقوقی بررسی شود.
مرحلهٔ دوم؛ علت تغییر مجری را دقیق مشخص کنید
در درخواستها و مکاتبات، از عبارتهای کلی مانند «عدم رضایت» یا «همکاری نکردن» بهتنهایی استفاده نکنید. علت تغییر باید قابل توضیح و مستند باشد.
دلایل احتمالی عبارتاند از:
- پایان مدت قرارداد و عدم تمایل به تمدید
- توافق طرفین برای خاتمهٔ همکاری
- عدم حضور مؤثر مجری در کارگاه
- انجام نشدن تعهدات قراردادی
- تأخیرهای تکرارشونده
- اختلاف مالی
- نداشتن ظرفیت یا صلاحیت لازم
- تغییر متراژ یا تعداد طبقات
- ناتوانی مجری در ادامهٔ پروژه
- تخلف از نقشهها یا ضوابط اجرایی
هرچه دلیل تغییر و مستندات آن روشنتر باشند، احتمال طولانیشدن اختلاف کمتر میشود.
مرحلهٔ سوم؛ اخطارها و مکاتبات را مستند کنید
در پروندههای اختلافی، پیام شفاهی یا مکالمهٔ تلفنی معمولاً برای اثبات تخلف کافی نیست. بهتر است تمام اخطارها و درخواستها به شکل قابل استناد ثبت شوند.
مستندات میتوانند شامل موارد زیر باشند:
- نامه یا اظهارنامه
- صورتجلسات کارگاهی
- گزارش مهندس ناظر
- گزارش تأخیر
- تصاویر تاریخدار
- پیامهای قابل استناد
- درخواست کتبی برای رفع نقص
- اعلام عدم حضور
- فهرست تعهدات اجرانشده
هدف از مستندسازی فقط اثبات تخلف نیست؛ بلکه باید نشان دهد که پیش از تعویض مجری، برای حل مشکل یا تعیین تکلیف پروژه اقدام شده است.
مرحلهٔ چهارم؛ وضعیت موجود ساختمان را ثبت کنید
یکی از مهمترین مراحل تعویض مجری، تهیهٔ صورتجلسهٔ وضعیت موجود ساختمان است. بدون این سند، ممکن است بعداً مشخص نشود که یک نقص یا تخلف در دورهٔ مسئولیت کدام مجری ایجاد شده است.
صورتجلسه بهتر است موارد زیر را پوشش دهد:
- مرحلهٔ فعلی عملیات ساختمانی
- درصد تقریبی پیشرفت
- عملیات اجراشده در هر بخش
- وضعیت سازه، معماری و تأسیسات
- ایرادات و نواقص مشاهدهشده
- مغایرتهای احتمالی با نقشهها
- مصالح و تجهیزات موجود در کارگاه
- وضعیت ایمنی و تجهیز کارگاه
- گزارشهای ثبتشده تا آن تاریخ
- تعهدات ناتمام مجری قبلی
- اخطارهای ناظر یا شهرداری
- تصاویر تاریخدار از تمام بخشهای مهم
بهتر است این صورتجلسه با حضور مالک، مجری قبلی، مجری جدید و در صورت امکان افراد فنی مرتبط تنظیم شود. اگر یکی از طرفین حاضر نمیشود، وضعیت عدم حضور او نیز مستند گردد.
مرحلهٔ پنجم؛ مطالبات مجری قبلی را مشخص کنید
تعویض رسمی مجری نباید باعث شود مسائل مالی قرارداد قبلی نادیده گرفته شوند. مالک و مجری باید مشخص کنند:
- چه مبلغی تاکنون پرداخت شده است؟
- چه خدماتی در برابر آن ارائه شده است؟
- آیا مجری طلب باقیمانده دارد؟
- آیا مالک بابت تأخیر یا خسارت ادعایی دارد؟
- تکلیف ضمانتها چیست؟
- آیا بخشی از حقالزحمه باید پس داده شود؟
- هزینهٔ اصلاح نواقص بر عهدهٔ چه کسی است؟
در حالت توافقی، این موارد در صورتجلسهٔ تسویه یا اقاله نوشته میشوند. در حالت اختلافی، بهتر است پرداختها، خدمات و ادعاها بهصورت تفکیکشده ثبت شوند.
مرحلهٔ ششم؛ مجری ذیصلاح جدید را انتخاب کنید
پیش از معرفی مجری جدید، فقط دربارهٔ مبلغ قرارداد سؤال نکنید. ابتدا بررسی کنید که مجری از نظر قانونی و اجرایی توان پذیرش پروژه را دارد.
موارد مهم عبارتاند از:
- اعتبار پروانهٔ اشتغال
- داشتن صلاحیت اجرا
- پایهٔ مجری
- ظرفیت باقیمانده
- تناسب ظرفیت با متراژ و طبقات
- تعداد پروژههای فعال
- سابقهٔ اجرای پروژهٔ مشابه
- توانایی تشکیل تیم اجرایی
- امکان حضور واقعی در کارگاه
- پذیرش وضعیت فعلی ساختمان
سازندگان حقیقی و حقوقی باید در حدود صلاحیت و ظرفیت مندرج در پروانهٔ خود فعالیت کنند. حقالزحمه و دامنهٔ خدمات آنها نیز بر اساس نوع قرارداد، مساحت، تعداد طبقات، نیروی انسانی، پیچیدگی پروژه و توافق طرفین تعیین میشود.
مرحلهٔ هفتم؛ مجری جدید وضعیت موجود را بررسی کند
مجری جدید نباید بدون بازدید فنی و بررسی اسناد، مسئولیت پروژه را بپذیرد. او باید بداند ساختمان تا چه مرحلهای اجرا شده و چه نواقص یا مغایرتهایی دارد.
پیش از امضای قرارداد، موارد زیر در اختیار مجری جدید قرار گیرد:
- نقشههای مصوب
- پروانهٔ ساختمان
- گزارشهای ناظران
- صورتجلسهٔ وضعیت موجود
- اخطارهای قبلی
- گزارش آزمایشها
- تصاویر مراحل اجرا
- تغییرات احتمالی نقشه
- فهرست نواقص و تخلفات
- وضعیت بیمه و ایمنی کارگاه
در قرارداد جدید نیز باید مشخص شود که مسئولیت مجری تازه از چه تاریخی و نسبت به کدام عملیات آغاز میشود.
مرحلهٔ هشتم؛ فرمها و مدارک تعویض مجری تکمیل شوند
در تغییر توافقی، معمولاً اطلاعات و تأیید مالک، مجری قبلی و مجری جدید در فرایند تعویض ثبت میشود. همچنین فرم توافقی تعویض مجری در میان فرمهای مرتبط با پروندههای ساختمانی تهران دیده میشود.
با این حال، شکل دقیق فرم و نحوهٔ ثبت آن ممکن است تغییر کند. به همین دلیل، از دانلود و تکمیل فرمهای قدیمی بدون استعلام خودداری کنید.
مرحلهٔ نهم؛ درخواست از مسیر اداری پرونده ثبت شود
بسته به وضعیت پروژه، ثبت درخواست ممکن است از طریق سامانهٔ سازندگان، دفتر خدمات الکترونیک شهر یا سایر بخشهای مرتبط با پرونده انجام شود.
منابع منتشرشده دربارهٔ فرایند تهران، به ثبت تغییر در بخش تعویض سازنده و پیگیری آن در ارتباط با دفتر خدمات الکترونیک اشاره کردهاند. سازمان نظام مهندسی تهران نیز خدمات مرتبط با سامانهٔ سازندگان را در فهرست خدمات الکترونیکی خود معرفی کرده است.
از آنجا که گردش کار سامانه ممکن است بهروزرسانی شود، پیش از اقدام باید مشخص کنید:
- درخواست را مالک ثبت میکند یا مجری؟
- فرایند از کارتابل مجری قبلی شروع میشود یا مالک؟
- چه فرمهایی باید بارگذاری شوند؟
- آیا اصل مدارک نیز باید ارائه شود؟
- تأیید چه واحدهایی لازم است؟
- وضعیت پرونده از چه بخشی قابل پیگیری است؟
مرحلهٔ دهم؛ تحویل رسمی کارگاه انجام شود
پس از تأیید تغییر، کارگاه باید با صورتجلسه به مجری جدید تحویل داده شود.
در صورتجلسهٔ تحویل این موارد را بنویسید:
- تاریخ و ساعت تحویل
- مرحلهٔ فعلی پروژه
- وضعیت ایمنی کارگاه
- مصالح و تجهیزات موجود
- اسناد تحویلشده
- نواقص و ایرادات قبلی
- مسئولیت نگهداری از کارگاه
- تاریخ آغاز مسئولیت مجری جدید
- نام مسئول یا رئیس کارگاه
- امضای افراد حاضر
از این تاریخ به بعد، گزارشها، تصمیمهای اجرایی و مکاتبات باید با نام مجری جدید انجام شوند.
